今の世の中、仕事の現場で電話を多用する人は「残念がられる」傾向にある。
メール、チャット、各種オンラインコミュニケーションツールがあるのに、やたらと電話をかける人(特に年配の上司やクライアント)は相手にとって“迷惑な人”となりかねない。
私も気をつけている。
以前話したアンケート調査での話。
回答期限が過ぎ、協力のお願い(督促)をした相手Bさんからアンケートの回答が送信されてきた。しかし、その回答内容は“半分以上が未回答”のもの。メールのメッセージでは、「すみませんが、今はこれだけです。申し訳ないです。」
このBさんが持っているデータは毎年重要度が高い。
なので、調査事務局の担当者としてはここで引き下がるわけにはいかない。
彼のメールのメッセージにある「今は」に注目。
ここを突破口に返信をする。
私の返信メール「ご回答ありがとうございます。Bさんには毎年貴重なデータをご提供いただき感謝しております。つきましては、アンケートの集計にはまだ猶予がありますので、今回のご回答の他の未回答の部分についても出来次第で結構ですので何卒よろしくお願いします。」
この後の展開として、最もスムーズなケースはBさんから「了解しました。残りも出来次第お送りします」といった類のメールが来ることだ。
が、来ない。
ノーリアクション。
ここは是非ともBさんの確約が欲しいところ。不本意だが詰めるしかない。
最終手段 電話の出番だ。
電話する。
相手が出るが会社名も名前も名乗らない。
私「すみません。こちらは〇〇会社のお電話でしょうか?」
相手「はい」
私「私は、XXX社のデュアルと申します。Bさんはいらっしゃいますか」
相手「私です」
うっく、またこのパターンか(ちょっと前のAさんを思い出す)。
私「失礼しました。今、お電話、大丈夫でしょうか?」
Bさん「はい」
私「午前にメールを送らせていただいて、送りっぱなしなっていたのでお電話しました。毎年、お忙しい中、ご協力いただいてありがとうございます。今回の調査についても、残りのご回答を・・ <Bさん「はい、はい、はい」> 何とかいただけないかと <Bさん「はい、はい」> 思いまして」
私のセリフに被せて「はい」を連発するBさん。
私「あ、では残りの分もお願いできますで <はい、はい> しょうか」
私「ありがとうございます。<はい、はい> それではお待ちしておりますので <はい、はい> よろしくお願いします <はい、はい>」
私「失礼します」
Bさん「失礼します」
前出のAさんのように途中でガチャぎりされない分、マシということだが、何とも歯切れの悪いやり取りだったw
Aさん同様、忙しいのは事実だろう。おそらく、職場ではBさん一人に集中しているものがあり、ストレスに感じているなか、毎年のアンケートとはいえ、電話で<はいはい反応>が発症するのも無理はない、と思うことにした。
AさんもBさんも過去の調査で電話で話した時は、いろいろと勉強になることを教えてくれた人たちだ。
そのような人たちに 最終手段 デンワ を使うことになり、申し訳ないと思いつつも、彼らの変貌ぶりに世の中の行く末を憂う気にもなった。
大変だね。アンケート調査という不毛なネタを仕事にした場合、回答率を上げたいならやっぱり直接催促することになるよなぁ。。。デュアルは全うな対応だと思う。メールより電話の方が訴求力があがる。これも正論だし、むしろ題材がアンケート調査なだけに電話をするのは多少なりとも相手のことを気遣う必要もある。うむ、当然の流れだ。
僕も近年電話の使い方が変わった。二年前に会社でインシデント問題が発生したことがあり、電話で言った伝えたは言質が取れない。その為、電話はあくまでネゴシエーションの道具として利用し、メールや手紙で言質を取っておく「習性」が身についた次第だ。事実として文章を残すのは自分自信の為にも必要になっている。ほんと、この歳になると物忘れがひどくてさ、興味のある出来事は10-20覚えてられるが、結果的に興味のない出来事はスカッと抜けてしまうようになってしまったWWW。そういう話は第三者にとっても記憶に残ってなかったりする。すると電話で話した・・・なんてあいまいな話はツッコミどころ満載という訳だ。
こんな時、ああそういえば電話したっけ?ではなく、文章を引っ張ってくれば第三者に対しても確実だ。
デュアルも電話で話した後、メールで「お電話でお約束しました通り全文回答を明日までにお願いします」とか送って逃げられない事実(言質)を取ることをお勧めする。
そういえば時代の流れでFAXでの応対は殆ど無くなった。もっぱらメール。ところが、学校というのは「古い体質」なのか、「継承」なのか、FAXで送って欲しいというアンケートや、申し込みが未だに存在する。もう我が家にはFAX機器が無いので態々コンビニ行ってFAX。
学校は言質を取るためにFAXを要求するのだろうけど、それこそメールで良いじゃん。今時、PDFにまとめてさ。。と僕の経験ではFAXを使いたがる人は「残念がられる」傾向でございます^^。